7 mẹo cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn

Hoạt động lễ tân luôn tồn tại nhiều thách thức, ảnh hưởng đến sự thành bại trong kinh doanh khách sạn. Để cải thiện hoạt động lễ tân tốt hơn, cùng tìm hiểu 7 gợi ý sau để áp dụng cho khách sạn.

1. Hãy là một người biết lắng nghe

Tích cực hay tiêu cực, bạn có thể tìm thấy “vàng” trong các bài đánh giá. Lắng nghe những gì khách nói khi trả phòng và có hệ thống ghi lại và xem xét phản hồi này. Theo dõi trên các website đánh giá trực tuyến như TripAdvisor, Google và các kênh của bên thứ ba mà bạn kết nối.

Đừng quên những phản hồi quan trọng lúc khách hàng check–out để bạn có thể nhận thêm những đánh giá từ những khách mà họ có thể bỏ quên việc đánh giá trên các trang trực tuyến, nếu khách hàng không đánh giá nhiều thì khả năng hiển thị của khách sạn trên các nền tảng thấp, điều đó, khiến bạn “chìm trong bóng tối”.

Ví dụ: Nếu các vấn đề về vệ sinh được nhắc đến liên tục, thì đã đến lúc xem xét kỹ vấn đề đó và khắc phục trong thời gian sớm.

2. Giảm thiểu lỗi của con người

Tất cả mọi người đều có thể mắc sai lầm! Dù cẩn thận, được đào tạo và có đam mê trong công việc như thế nào, chúng ta đều chúng ta có thể mắc sai sót. Thật không may, ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể gây ra sự gián đoạn lớn cho khách hàng khi check–in.

Một lỗi đánh máy đơn giản có thể tạo ra sự nhầm lẫn về thời gian đăng ký, làm ảnh hưởng cả quy trình check–in khác. Hãy chủ động bằng cách xác định và sửa chữa các vấn đề trước khi chúng xuất hiện. Tạo quy trình check–in chẳng hạn như xác nhận thời gian đăng ký tự động – để giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.

3. Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp

Lỗi, sự chậm trễ, hiểu lầm, trục trặc và các vấn đề khác với hoạt động của bộ phận lễ tân hường có nguồn gốc chung: thiếu thông tin hoặc thông tin sai lệch. May mắn thay, nó có thể sửa lỗi nhanh chóng. Giao tiếp nhiều hơn, đặt kỳ vọng, xác nhận thời gian, đưa ra lời khuyên về hoạt động của khách sạn, đề xuất các hoạt động và trả lời các câu hỏi trước khi họ được hỏi.

Nhưng nên thế nào? Hãy bắt đầu bằng một website khách sạn được thiết kế tốt và nhiều thông tin, một chuỗi email tuyệt vời và sử dụng thông minh các phương tiện truyền thông xã hội là một khởi đầu tuyệt vời.

4. Ưu tiên hiệu quả

Bạn thích dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng? Hiệu quả bộ phận lễ tân cao hơn có thể giúp bạn có thời gian tập trung vào khách hàng, tiếp thị, đào tạo và các hoạt động thúc đẩy kinh doanh khác.

Khách hàng của bạn cũng muốn có thêm nhiều thời gian, vì vậy họ có thể bắt đầu trải nghiệm các dịch vụ của bạn ngày từ khi họ đến – cho dù đó là thư giãn, khám phá hay làm việc. Có rất nhiều việc bạn có thể làm để có thêm chút thời gian cho bản thân và khách của mình, từ việc có thể phân phối thêm khăn tắm mà không cần tiếp xúc qua app đến xây dựng sổ tay hướng dẫn vận hành toàn diện và trao quyền cho nhân viên để đưa ra quyết định đúng đắn và tự tin.

5. Chọn và đào tạo đúng người

Những nhân viên có kỹ năng giỏi và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả là điều cần phải có trong ngành khách sạn. Nhưng bạn có thể làm được nhiều hơn thế. Biết, hiểu điểm mạnh và điểm yếu của chính bạn ở đâu – và hoàn thiện hệ thống nhân sự để che lấp các vấn đề kỹ năng hiện có.

Cũng nên nhớ rằng vị trí khách sạn của bạn thường là lý do tại sao khách hàng lựa chọn ở lại, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn và mọi người của bạn hiểu rõ khu vực địa phương hơn bất kỳ ai khác. Cuối cùng, hãy đầu tư nhiều nhất có thể vào việc đào tạo nhân viên để hoạt động của bộ phận lễ tân tiếp tục tốt hơn.

6. Biết khách của bạn

Đã có khách ở với bạn trước đây chưa?

Bao nhiêu lần?

Mục đích lưu trú của họ là gì?

Đó có phải là một dịp đặc biệt như sinh nhật hoặc ngày kỷ niệm không?

Họ có bị dị ứng hoặc sở thích ăn uống không?

Biết được câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng được tốt hơn, trong thời gian họ lưu trú. Thu thập thông tin này với danh sách kiểm tra trước khi đến, cơ sở dữ liệu thông tin khách (Phần mềm quản lý khách hàng) và đưa ra một vài câu hỏi thân thiện khi nhận phòng.

7. Sử dụng công nghệ

Công nghệ là công cụ thay đổi cuộc chơi cuối cùng để cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn. Nó có thể giúp bạn dễ dàng thực hiện tất cả các mẹo trên, nâng trải nghiệm của khách lên một cấp độ hoàn toàn mới và cuối cùng giúp thúc đẩy lượt đặt phòng.

Bạn có thể đã sử dụng các nền tảng công nghệ khác nhau cho một số nhiệm vụ nhất định, nhưng nếu bạn đã sẵn sàng nghiêm túc về việc chuyển đổi hoạt động của mình thì đã đến lúc xem xét phần mềm chuyên dụng cho bộ phận lễ tân khách sạn.