Kinh nghiệm đặt phòng khách sạn đi công tác đầy đủ nhất

Bạn thường xuyên phải đi công tác, hay bạn làm việc ở bộ phận lễ tân, hành chính nhân sự thường xuyên phải đặt phòng khách sạn cho cấp trên? Nếu bạn thường xuyên phải thực hiện việc đặt phòng khách sạn đi công tác thì những kinh nghiệm hữu ích dưới đây sẽ giúp lựa chọn được phòng khách sạn phù hợp nhất mang lại hiệu quả cao cho chuyến công tác.

Những lưu ý khi đặt phòng khách sạn đi công tác

1. Lựa chọn khách sạn có vị trí gần nơi làm việc

Yếu tố quan trọng nhất khi đặt phòng khách sạn đi công tác chính là lựa chọn khách sạn có vị trí gần nơi làm việc. Khác với việc bạn đi du lịch, nghỉ dưỡng, khi đi công tác phần lớn thời gian của bạn sẽ dành cho công việc. Nếu khách sạn bạn ở gần với nơi làm việc sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí đi lại. Ngoài ra, việc di chuyển gần cũng giúp bạn không cảm thấy mệt mỏi, đủ tỉnh táo và có sức khỏe tốt nhất để hoàn thành chuyến công tác của mình. Trong một số trường hợp đặc biệt, nếu bạn phải di chuyển nhiều và không làm việc ở một nơi cố định thì có thể đặt phòng khách sạn ở các vị trí khác nhau theo từng ngày công tác.

Tránh đặt phòng khách sạn công tác ở những hẻm nhỏ mà taxi không thể vào trong hay những khách sạn nằm ở những tuyến đường đánh số lộn xộn, khó tìm vì chúng có thể gián tiếp gây ảnh hưởng tới công việc của bạn.

2. Quan tâm tới chất lượng, dịch vụ khách sạn

Ngoài yếu tố về vị trí thì chất lượng và dịch vụ khách sạn cũng là yếu tố được quan tâm hàng đầu mà người đi công tác hay các bạn thư ký, hành chính nhân sự,… cần nhớ. Một khách sạn có chất lượng và dịch vụ tốt chắc chắn sẽ mang đến cho bạn cảm giác thoải mái khi nghỉ ngơi. Điều đó ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu suất công việc của bạn. Lựa chọn khách sạn 3 sao, 4 sao hay 5 sao trong chuyến đi công tác của mình còn phụ thuộc vào khoản ngân sách quy định của công ty. Tuy nhiên, các yếu tố cơ bản cần có như: phòng sạch sẽ, thoáng đãng, có bình nóng lạnh, điều hòa, có ban công hoặc cửa sổ càng tốt,…

Các dịch vụ đi kèm của khách sạn ra sao? Cụ thể như dịch vụ đưa đón tại sân bay. Dịch vụ đưa đón tại sân bay vô cùng quan trọng đối với những chuyến công tác nước ngoài hoặc ở những nơi còn xa lạ với bạn. Nếu khách sạn có thêm dịch vụ này thì sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Vừa tiết kiệm thời gian, hơn nữa còn chủ động trong mọi việc và đảm bảo rằng bạn sẽ được đi đúng nơi về đúng chốn. Ngoài ra, một số khách sạn cao cấp sẽ có thêm các dịch vụ massage, giặt ủi, đợi món ăn,…

3. Kiểm tra các tiện ích trong khách sạn

Với một chuyến đi công tác thì Wifi tốc độ cao là vô cùng quan trọng. Điều đó giúp bạn giải quyết các công việc một cách nhanh chóng như việc gửi mail, gửi báo cáo,…đều dễ dàng. Nếu internet trong khách sạn tốc độ kém, load chậm chắc hẳn sẽ khiến bạn cảm thấy vô cùng khó chịu. Ngoài ra, một số tiện ích cần thiết đối với một chuyến đi công tác chính là khách sạn có bàn làm việc hay không, có máy in, máy fax, phòng họp hay không?,…Tùy thuộc vào mục đích của từng chuyến công tác khác nhau mà bạn có thể xem xét thêm các tiện ích này. Để xác nhận nhanh chóng và chính xác nhất về dịch vụ tại khách sạn bạn đặt phòng đi công tác thì hãy gọi điện quan số hotline của bên cung cấp dịch vụ khách sạn hoặc số điện thoại của khách sạn đó. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những khách sạn có dịch vụ không đáp ứng đúng nhu cầu.

4. Đặt phòng sớm

Việc đặt phòng sớm luôn giúp bạn chủ động trong mọi việc. Do vậy khi có quyết định công tác trong khoảng thời gian cố định. Bạn cần lên kế hoạch hoặc yêu cầu nhân viên đặt phòng sớm để có nhiều sự lựa chọn cũng như tránh tình trạng hết phòng phải ở những khách sạn ở xa, giá cao hoặc chất lượng kém. Ngoại trừ những chuyến công tác đột xuất thì với những chuyến công tác đã có trong kế hoạch, bạn nên đặt phòng khách sạn đi công tác trước đó khoảng 3 tuần đến 1 tháng. Đặt phòng trước trong khoảng thời gian này bạn có thể nhận được nhiều ưu đãi hay các chương trình giảm giá của khách sạn. Nhờ đó có thể ở phòng giá rẻ, chất lượng tốt.

Một số người khi đi công tác thường chủ quan trong việc đặt phòng, đến tận sát ngày đi mới đặt nên giá phòng thường cao. Những khách sạn ở gần nơi làm việc có thể không còn phòng trống. Khách sạn đẹp thì vượt quá ngân sách công ty,…Rất nhiều những bất lợi có thể gặp phải. Vì vậy cách tốt nhất bạn nên đặt phòng khách sạn đi công tác sớm để có một chuyến đi làm việc thoải mái nhất.

5. Tận dụng các chương trình khuyến mãi

Hiện nay, rất nhiều khách sạn có ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng đặt phòng khách sạn sớm. Chính vì thế trong chuyến đi công tác của mình bạn cũng nên tận dụng những chương trình khuyến mãi này để có thể đặt phòng giá rẻ. Cùng với khoản tiền được công ty chi trả nếu bạn đặt phòng sát ngày đi công tác thì có thể chỉ thuê được một phòng khách sạn tầm trung, không có thêm thêm các dịch vụ hay tiện nghi gì cả. Nhưng nếu đặt phòng sớm, bạn hoàn toàn có thể đặt phòng khách sạn đi công tác ở những khách sạn 4 sao, 5 sao hay các khu nghỉ dưỡng, resort,…Như vậy ngoài thời gian làm việc bạn vẫn có thể dành thời gian cho việc nghỉ ngơi, thư giãn. Rất hoàn hảo phải không nào?

6. Kiểm tra kỹ các thông tin trước khi đặt phòng khách sạn đi công tác

Sau khi đã chọn được khách sạn ưng ý. Bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin trước khi gọi điện hoặc ấn nút “Đặt Phòng”. Việc kiểm tra kỹ càng các thông tin giúp bạn chắc chắn được rằng khách sạn đó ổn và đúng nhu cầu cần thuê của mình. Bạn cần kiểm tra các khoản tiền phòng, có phụ thu gì không, dịch vụ khách sạn gồm những gì,…

Ngoài ra, bạn cũng có thể đọc các review, đánh giá khách quan của những khách hàng đã từng ở khách sạn đó để xem dịch vụ khách sạn có thực sự tốt như quảng cáo hay không.

Việc kiểm tra lại các thông tin cũng giúp bạn không bỏ lỡ những chương trình khuyến mai mà khách sạn đang áp dụng.

7. Đặt phòng khách sạn ở những trang web uy tín

Website đặt phòng trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu của những người làm việc tại văn phòng khi đặt phòng đi công tác. Bởi sự tiện ích, nhanh chóng mà chúng mang lại. Tuy nhiên, khi đặt phòng khách sạn đi công tác trực tuyến bạn cần lựa chọn các trang web uy tín để đảm bảo chất lượng, dịch vụ cũng như được cam kết về tình trạng phòng khi bạn đã thanh toán.