Kinh nghiệm đặt phòng khách sạn cho chuyến công tác hiệu quả nhất

Nếu bạn chưa biết nên đặt khách sạn ở vị trí nào, chọn khách sạn có dịch vụ gì, làm sao để đặt phòng giá rẻ nhất... thì hãy tham khảo ngay những kinh nghiệm dưới đây nhé!

Nên đặt khách sạn ở khu vực nào?

Với một chuyến du lịch thì bạn phải cân nhắc nên lựa chọn khách sạn ở gần hay xa các điểm thăm quan, vui chơi giải trí nổi tiếng tại địa phương đó. Còn với những chuyến đi công tác hay phục vụ mục đích công việc, hội họp thì vị trí phù hợp nhất mà bạn nên lựa chọn là những nơi gần trung tâm, các trục đường chính hoặc quanh khu vực bạn sẽ làm việc để dễ dàng di chuyển. Hơn nữa, đặt phòng khách sạn gần nơi công tác cũng giúp bạn giảm đáng kể sự cố ngoài ý muốn, những trường hợp cần có mặt khẩn cấp,...

Nên đặt các khách sạn gần trung tâm, gần sân bay và thuận tiện đi lại cho chuyến đi công tác

Hãy thử tưởng tượng quãng đường từ khách sạn đến nơi gặp đối tác mất 30 phút, thậm chí cả tiếng đồng hồ vì tắc đường hay chọn nhầm một khách sạn ở khu vực heo hút, đường xá đi lại khó khăn sẽ ảnh hưởng khá nhiều tới tiến độ công việc của bạn.

Bạn cũng nên xem xét nếu địa điểm họp, hội thảo trong chuyến đi diễn ra tại khách sạn thì có thể đặt phòng ngay tại khách sạn đó, vừa tiện tham gia các hoạt động lại không tốn thời gian di chuyển và giúp bạn có thêm thời gian nghỉ ngơi nhiều hơn.

Lên sẵn những yêu cầu dự kiến cho khách sạn

Bạn muốn đặt khách sạn mấy sao, kinh phí dự kiến là bao nhiêu tiền?

Tùy thuộc vào ngân sách của bạn để tìm kiếm khách sạn phù hợp. Những khách sạn 4-5* cao cấp và đáp ứng đầy đủ mọi tiện nghi bạn muốn tất nhiên sẽ có mức giá cao, từ 1 triệu trở lên. Tuy nhiên không phải là một chuyến đi du lịch hay nghỉ dưỡng nên có thể không quá quan tâm khách sạn có view đẹp, nhiều góc check-in hay không, bạn hoàn toàn có thể chọn một khách sạn 3* tầm trung với mức giá chỉ khoảng vài trăm ngàn mỗi đêm.

Khách sạn có bàn làm việc, máy vi tính, máy in, máy fax không?

Bạn đặt phòng khách sạn phục vụ cho mục đích công việc chứ không phải du lịch, nghỉ dưỡng nên có thể không quá quan tâm khách sạn có view đẹp, nhiều góc check-in hay không; nhưng tuyệt đối không thể thiếu bàn làm việc, giấy bút, nếu khách sạn có thêm máy in, máy fax,... thì quá tuyệt!

Phòng khách sạn không thể thiếu góc bàn làm việc phục vụ cho chuyến công tác của bạn

Phòng khách sạn không thể thiếu góc bàn làm việc phục vụ cho chuyến công tác của bạn

Có được sử dụng phòng họp, phòng hội nghị khi cần không?

Nếu phần lớn thời gian của bạn dành cho các cuộc họp thì cũng có thể chọn khách sạn có phòng họp, hội nghị,... sẽ thuận tiện hơn rất nhiều. Hãy hỏi xem bạn có thể sử dụng phòng họp khi cần không, không gian các phòng cho phép tối đa bao nhiêu người, chi phí cụ thể ra sao,...

Các khách sạn có phòng họp riêng tư là một điểm cộng

Các khách sạn có phòng họp riêng tư là một điểm cộng "to đùng"

Khách sạn có dịch vụ xe đưa đón sân bay, bến xe không?

Nếu bạn được sắp xếp người đón rước từ trước thì quá tuyệt vời rồi! Nhưng nếu bạn phải chủ động di chuyển trong suốt chuyến công tác thì dịch vụ này khá tiện lợi đó, đặc biệt là khi bạn lần đầu đặt chân tới một nơi xa lạ, bay những chuyến bay khuya hay có cuộc họp với đối tác ngay sau khi vừa hạ cánh.

Đa phần các khách sạn từ 4* trở lên đều cung cấp dịch vụ đón khách tại sân bay miễn phí hoặc tính phí khá hợp lý. Với những khách sạn không có sẵn xe đưa rước, bạn hoàn toàn có thể liên hệ nhờ khách sạn đặt giúp taxi vừa an toàn lại thoải mái.

Hầu hết các khách sạn 4* trở lên đều có dịch vụ đưa đón sân bay

Hầu hết các khách sạn 4* trở lên đều có dịch vụ đưa đón sân bay

Các dịch vụ tại khách sạn có tốt không?

Một phòng khách sạn tiện nghi đầy đủ và gần gũi như chính căn nhà của bạn sẽ tạo cảm giác thoải mái tuyệt đối cho chuyến đi của bạn. Đôi khi bạn vẫn phải tranh thủ làm việc, gửi báo cáo hay trao đổi với đồng nghiệp ngoài giờ hành chính nên chất lượng wifi khách sạn cũng rất quan trọng.

Những thông tin cần tìm hiểu về khách sạn trước khi đặt

Chần chừ gì mà không đặt phòng ngay thôi nào! Hãy chắc chắn bạn biết rõ giá phòng khách sạn bao gồm những gì, hủy phòng có mất phí không, thời gian nhận và trả phòng như thế nào, nhận phòng sớm có mất thêm phí hay không, quy định riêng tại khách sạn ra sao,...

Bạn cũng nên dành thời gian để tham khảo đánh giá chân thực của khách hàng trên các trang web uy tín như Tripadvisor về tiện nghi, chất lượng phòng, chất lượng phục vụ,... tại khách sạn hoặc đặc biệt là chia sẻ của những người cũng cùng mục đích công tác giống bạn. Cân nhắc và lựa chọn top khách sạn được đặt nhiều nhất tại khu vực đó, những khách sạn được đánh giá cao và tránh xa những nơi bị nhận xét là phòng cách âm kém, thiết bị đèn bị mờ, wifi yếu,... ảnh hưởng tới quá trình làm việc của bạn. Với những người đi công tác dài ngày thì cũng nên quan tâm tới các dịch vụ đi kèm khác như giặt là, bữa sáng, nhà hàng, quầy bar, spa thư giãn, phòng tập thể dục,... để toàn tâm toàn ý nghĩ về công việc mà không cần phải giải quyết các vấn đề lặt vặt.

Mẹo đặt phòng khách sạn giá tốt nhất cho chuyến đi công tác

- Chọn 1 hoặc vài khách sạn “thân thiết” tại những địa điểm bạn thường xuyên đi công tác vừa không mất công tìm kiếm lại được hưởng những chính sách đặc biệt dành riêng cho khách hàng VIP như miễn phí đưa đón sân bay, ưu tiên nhận phòng sớm, đồ uống chào mừng, bữa sáng miền phí,...

- Đặt phòng khách sạn càng sớm càng tốt: hãy đặt phòng khách sạn ngay sau khi nhận lịch công tác, thời điểm tốt nhất là khoảng 30-45 ngày trước chuyến đi để bạn có thời gian tìm kiếm và chọn lựa những khách sạn ưng ý, nhận ưu đãi đặt phòng sớm. Hạn chế đặt phòng giờ chót, sát ngày đi ngoại trừ những lịch trình đột xuất.

- Đặt khách sạn tại các trang web đặt phòng lớn hoặc đại lý uy tín để vừa có thể lựa chọn, so sánh giá, đọc bình luận của khách hàng, vừa nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng của đội ngũ nhân viên vô cùng chuyên nghiệp và tận tình để chọn ra nơi nghỉ chân lý tưởng trong những chuyến công tác. Đặc biệt, BestPrice luôn đảm bảo mức giá tốt nhất thị trường cùng vô vàn chính sách ưu đãi hấp dẫn.

Những chia sẻ tuy đơn giản nhưng rất hữu ích cho quá trình tìm kiếm và đặt phòng khách sạn ưng ý với chuyến đi của bạn. Chúc bạn có một chuyến công tác thuận lợi và hiệu quả!